سامانه برنامه ریزی منابع سازمانی ERP
تعریف ERP بسیار مفصل تر از سایر انواع سامانه ها است و شامل تجمیع تمام سامانه ها و یکپارچه سازی آنها می شود. مهمترین مزیت ERP نسبت به سایر انواع سامانه ها این است که انواع دیگر سعی می کنند در جهت مرتب سازی انجام کار خاصی اقدام کنند اما ERP در فرایندهای سازمان ورود می کند. به بیان ساده تر، تمام فرایندها، دستورالعمل ها، و قوانین شرکت در سامانه ERP پیاده سازی می شود تا تمام عملکردهای شرکت بر اساس آن انجام شود. مثلا فرض کنیم که برای فرایند جذب و استخدام، فرم های از پیش تعیین شده ای مطابق قوانین داخلی شرکت تنظیم شده که مدیر منابع انسانی باید آنها را تکمیل کند و اطلاعات متقاضیان شغل را در آنها وارد کند و چنانچه مثلا تصویر متقاضی را بارگزاری نکند، پرونده متقاضی ثبت نمی شود و به مرحله ی بعد نمی رود. در همین مثال و توضیحات مربوط به ERP مشخص می شود که:
- نمی توان سامانه ERP را یکباره خریداری کرد زیرا با تغییر هرکدام از فرایندهای شرکت، لازم است که سامانه نیز اصلاح شود. نگهداری از سامانه ERP یک شغل بسیار تخصصی است.
- قبل از هر کاری باید فرایندهای داخلی سازمان مشخص شده باشد تا بتوان سامانه را بر اساس آن کاستومایز کرد.
- بانک اطلاعاتی کل سامانه، یکپارچه است یعنی ممکن است در ابتدا به صورت یکپارچه ساخته شود و یا پس از رشد سازمان، تمام منابع اطلاعاتی به یکدیگر لینک شوند.
- علاوه بر بانک اطلاعاتی که در بالا ذکر شد، استفاده از ERP یعنی کلا در شرکت فقط یک سامانه وجود دارد که تمام نیازهای سازمان را پوشش دهد. از زمانی که ERP فعال می شود، استفاده از سامانه های منفرد قطع می شود.
- این مثال فقط برای یکی از فرایندهای سازمان بود و سایر فرایندها نیز به همین شکل تعریف می شوند. حوزه های فعالیت ERP شامل حسابداری مالی، مدیریت، منابع انسانی، ساخت و تولید، پردازش سفارشات، زنجیره تامین، مدیریت پروژه، مدیریت ارتباط با مشتری، تدارکات، خدمات داده، و مدیریت دانش و آموزش است (یعنی تمام شرکت).
- معمولا این سامانه ها مبتنی بر وب هستند.
- سیستم های ERP باید توانایی اتصال به هر نوع سیستم دیگری را داشته باشند (معمولا سامانه های مبتنی بر وب از طریق API ها با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند). شاید لازم باشد که ERP بتواند اطلاعات دستگاه های خط تولید را نیز دریافت و پایش کنند که عملا چنین امکانی در آن دستگاه ها تعبیه نشده است. و یا ممکن است که برخی سامانه ها (مانند دستگاه ساعت زنی حضور و غیاب) توانایی اتصال به سایر سامانه ها از طریق API را نداشته باشند. در این زمان، برنامه نویسان سامانه ERP باید راهکاری برای اتصال باتک های اطلاعاتی یافته و شخصا آنرا اجرایی کنند.
- توجه شود که سیستم ERP باعث تغییر اساسی در عملکرد سازمان و کارکنان می شود و چنانچه اصول طراحی رابط کاربری و تجربه کاربری به خوبی رعایت شده باشد، باز هم گاهی ممکن است تا 14 ماه به طول انجامد که کارکنان بتوانند به خوبی از سامانه استفاده کنند. پس سازمان باید این زمان برای آموزش کارکنان و کسب تجربه را در نظر داشته باشد زیرا قطعات هزینه بر است.
- گاهی ممکن است لازم باشد که ERP در بخشهای مختلف سازمانهای بزرگ به صورت جزیره ای اجرا شود و سپس همگی به یکدیگر در یک لایه بلاتر وصل شوند طوری که انگار ERP در دل یک ERP بزرگتر است. به این روش ERP چندلایه می گویند.
- نرم افزار های ERP باید بتوانند در نهایت گزارشی از آنچه که درحال رخداد است را به صورتی که کارفرما می خواهد ارائه دهند. این مسئله مستلزم توانایی سامانه در پردازش اطلاعاتی است که جمع آوری کرده است.
- قبل از تهیه یا ساخت یک سامانه ERP ابتدا باید بررسی شود که فرمت داده های موجود در سازمان چیست و سپس سامانه ای که سازگاری با آن فرمتها دارد را تهیه کرد یا ساخت. اگر این کار امکانپذیر نیست، باید راهی برای تغییر فرمت داده های موجود به آنچه که سامانه ERP می فهمد یافت.
- سامانه ERP نیز مانند هر نرم افزار دیگری باید مدتی تست و رفع ایراد شود.
- حتما حتما حتما: پروژه های ERP باید مبتنی بر کسب و کار باشد نه فناوری اطلاعات
بر اساس نظریات: گارتنر، کویپر، پوتوماک، رادوویلسکی، ویلسون، آدام، کوتزه، ون، هارلد، گیبل، اسمیت، واگنر، هیمن، میلکوویچ، مولر، اودوهرتی، شیلدز، ژیانگتاو، هاونهند، کرن
