تشکیل سیستم یا سازمان رسمی

سیستمها همیشه بر مبنای نحوه تعامل اجزا با یکدیگر شکل می گیرند بنابراین لاز است ابتدا روابط و نحوه تعامل بین تمام جایگاه های شغلی و توانایی های مورد نیاز در آن جایگاه با معیارهای قابل سنجش KPI  و قابل گسترش، تقسیم بندی و مشخص می شود. درواقع برای تشکیل سیستم لازم است موارد زیر انجام شود:

مراحل تشکیل سازمان رسمی

• تمام جایگاه های شغلی با توجه به نیازهای فعلی سازمان مشخص شود .
• سعی شود تا جای ممکن نیازهای آتی سازمان به جایگاه های شغلی آتی نیز فرض شود. این جایگاه های شغلی در برنامه گسترش سازمان دیده می شوند.
• جهت کاهش هزینه جاری سازمان و کاهش نیاز به نیروی انسانی، تا جای ممکن سعی شود جایگاه های شغلی با یکدیگر ادغام شوند.
• ورودی و خروجی هر جایگاه شغلی مشخص شود. منظور از ورودی یعنی جایگاه های شغلی دیگری که باید کار را به این جایگاه شغلی تحویل دهند و خروجی یعنی جایگاه های شغلی که باید کار را از این جایگاه تحویل بگیرند تا گردش کار انجام شود.
• زمان انجام هر عملیات در هر واحد کاری (جایگاه شغلی) مشخص شود.
• تا این مرحله شاخص های ارزیابی عملکرد مشخص شد. حالا برای هر جایگاه شغلی مشخص شود که نیاز به چه تخصص هایی است.
• بستری برای جمع آوری گزارشات روزانه و آنالیز داده های عملکردی فراهم شود. این کار معمولا با استفالده از سامانه هایی که برای این منظور طراحی شده اند انجام می شود و در بخش مدیریت عملکرد و فرایند بصورت کامل به آن پرداخته شده است.
• طراحی سیستم در یک مرحله انجام می شود اما اصلاح آن تا زمان فعالیت سازمان ادامه می یابد. اصولا مهمترین عامل برای بقای یک سازمان نیز، اصلاح سیستم مطابق نیاز روز است اما این اصلاحات نباید بصورت ناگهانی و گسترده انجام شود تا به سازمان شوک وارد نگردد.
• راهکارهای اصلاحی برای افزایش کارکرد هر بخش از سیستم فرض شود. یکی از مهمترین راهکارهای اصلاحی، آموزش پرسنل است. وقتی پرسنل وارد سازمان می شوند ممکن است توانایی های کافی برای انجام بهینه شرح شغل خود در آن جایگاه شغلی را نداشته باشند و این طبیعی است زیرا:

1. بخشی از دانش و توانایی ها را پرسنل در گذشته آموخته که در زمان استخدام به آنها توجه می شود
2. فقط پرسنلی می توانند مطابق نیاز سازمان کار کنند که مدتی در آن سیستم کار کرده و با سیستم آشنا باشند. سیستمها ممکن است شباهت هایی با یکدیگر داشته باشند اما هیچکدام دقیقا مانند یکدیگر نیستند بنابراین برنامه های آموزشی درون سازمانی می توانند این زمان را به حداقل برسانند.

توجه: بهترین روش برای پیاده سازی سیستم، رسم فلوچارت از فرایندهای سازمان است که در آن تمام این موارد دیده شود.

منابع تشکیل سیستم یا سازمان رسمی

بر اساس نظریات: رابینز، ماکیاولی، آدام اسمیت، تیلور